Pokud jste již někdy hledali software, nebo-li podnikový informační systém, pro vaši firmu, určitě víte, co to obnáší. Pro většinu malých a středních firem je prakticky nemožné se rychle zorientovat v nabídce na trhu, efektivně jednotlivé produkty porovnat a zjistit jejich kompatibilitu s procesy a zaběhnutými systémy. Většina z nás na to nemá zaměstnance ani čas, a tak koupě softwaru bývá krokem do neznáma, který se může nehezky prodražit.
Ačkoliv ne vždy je to nutně komplikovaná záležitost, většina z nás komplexnímu světu softwaru prostě nerozumí. Jenže software je pro firmy čím dál důležitější, přinejmenším z pohledu šetření nákladů, rozvoje a udržení kroku s konkurencí. Proto je problém, že je tak složité mu alespoň trochu porozumnět.
Narozdíl od pořizování levných letenek je ale firemní software nepravidelným, složitým a dlouhodobě velmi důležitým nákupním rozhodnutím. Už jen pořizovací náklady většinou sahají do stovek tisíc korun. A kvůli tomu stojí za to mít systematický přístup, jež vám tyto náklady pomůže minimalizovat.
Nicméně většina z nás má tendence nákup softwaru podceňovat a nezohledňovat některé méně očividné vstupy tzv. celkových nákladů na vlastnictví (TCO, Total Cost of Ownership). Ty ale můžou tvořit až 70% nákladů, ačkoliv u menších firem se tato hodnota pohybuje okolo 50%.
Tyto skryté náklady nás většinou připraví o mnohem větší množství času a peněz, než bychom si chtěli samy přiznat. Ještě důležitější je to, že nevhodný sofware vaši firmu neposune dál ale naopak ještě zabrzdí. Jednoduše se dnes už nevyplatí vybrat libovolný software co „vypadá slušně“ a očekávat, že vše dobře dopadne.
Druhy nákladů na podnikový informační systém
Během našeho průzkumu jsme identifikovali a vyčíslil celkem 6 různých nákladů, které doprovází nákup a používání firemního softwaru. Ty patří do dvou kategorií.
Okamžité náklady
Náklady v této kategorii tvoří primárně pořizovací cena. Ta je snad pro všechny jasná a může mít formu buďto jednorázové investice či pravidelné měsíční platby.
Kromě ceny musíme započítat i čas, který se promrhá hledáním softwaru na internetu, neefektivním porovnáváním či voláním s obchodními zástupci. Většina firem v našem průzkumu tímto strávila celkově 25 hodin v rozmezí 1-2 měsíců.
Vynásobením relativně nízkou hrubou sazbou zkušenějšího zaměstnance 200 Kč / hodina se tak dostaneme na 5 000 Kč v peněžních nákladech. Nevypadá to sice jako katastrofická částka, ale firemní software budete nejspíš hledat několikrát do roka. A i kdyby ne, proč zbytečně vyhodit několik tisíc a frustrovat se hledáním na internetu, když už to někdo udělal za vás?
Nezahrnujeme zde navíc ani fakt, že většina firem dobrý software nenajde a skončí u prvních výsledků ve vyhledávačích. To patří do opožděných nákladů níže.
Opožděné náklady
Zde řadíme náklady, které si často nevybavíte při prvotním nákupu zbrusu nového softwaru. Nicméně tyto náklady jsou mnohem větší a důležitější, než by se mohlo zdát. Patří sem mimo jiné implemetace, zákaznická podpora a vylepšení vašich systémů, které budete během jejich užívání potřebovat.
Musíme také přičíst nevyužitou hodnotu, na kterou nedosáhnete kvůli omezením stávajících systémů. V předchozím článku jsme naznačili, že až 30% hodnoty zakoupeného firemního softwaru zůstane nevyužito. To je dost velký poměr na to, kolik software může stát a jak důležitý pro firmy je.
Dále sem řadíme hodnotu času, kterou zaměstnanci stráví rutinními úkony, jež by měly být pokryté daným softwarem. Stejně tak musíme započítat hodnotu času stráveného manuální kontrolou informací, které by měly být součástí automatizovaných procesů.
V neposlední řadě musíme také zohlednit nevyužitý potenciál a ztracené příležitosti. Jestliže ve firmě používáte nevhodný software, hodnota těchto nehmatatelných ztrát se může vyšplhat daleko nad vaše roční náklady za software.
Níže uvádíme příklad nákladů firmy, která za software ročně zaplatí 500 000 Kč. Tento příklad ukazuje, že náklady sahají mnohem dál za čísla, která vidíte na fakturách.
Jak snížit vaše náklady na firemní software?
Teď, když je jasné, že ve vaší firmě mohou být zajímavé příležitosti na zlepšení v oblasti softwaru, pojďme se podívat, jak k tomu můžete rychle a jednoduše přistoupit. Bez velkého analyzování si z hlavy můžete odhadnout hodnotu, kterou vám nový sofware může přinést. Zvažte u toho například náklady na hodinu práce vašich zaměstnanců (a vás samotných) nebo komplexitu a chybovost vašich stávajících procesů.
Pojďme si sestavit jednoduchý příklad. Jste malá výrobní firma se 30-40 zaměstnanci. Máte za cíl snížit počet únavných odpoledních pracovních hodin, které plynou z chybovosti a manuální náplně určitých procesů.
Rozhodnete se, že jako první zkusíte automatizovat proces obdržení objednávek a předání instrukcí do výroby. Ten vám zabere celkem 3 hodiny týdně administrativní práce a 2 hodiny týdně práce lidem ve výrobě. Zahrnuje to telefonické a emailové přijímání a předávání informací, přepisování dat do ERP systému a tisk standardních výrobních sestav, komunikace mezi administrativou a výrobou, oprava chyb a upřesňování detailů objednávky a manuální ověření dostupnosti skladových materiálů.
Hrubá mzda vašeho zaměstnance v administrativě je 30 000 Kč (125 Kč/h), váš výrobní manažer bere 35 000 Kč (145 Kč/h). Již zmíněný úkon vás tedy stojí 665 Kč týdně, to je 2 660 Kč měsíčně a 31 920 Kč ročně. Výrobní modul k vašemu ERP systému nebo jiné softwarové řešení vás může stát od pár tisíc až po desítky tisíc korun.
Pokud rychle a dobře vyberete řešení s celkovými náklady 20 000 Kč, do 7.5 měsíců se vám tato hodnota vrátí. Potom už jen budete čerpat z výhod zvýšené efektivity, uvolněného času a přílivu cenných dat. Důležité je co nejvíce minimalizovat opožděné náklady, které jsme zmínili výše. To zařídíte systematickým výběrem firmního softwaru.
Data, která se vám díky softwaru budou ukládat a která bez něj při nejlepším zůstavají v hlavách vašich zaměstnanců vám již za pár týdnů napoví, kde se můžete dál zlepšovat, jak by se dala zlepšit vaše marže na určitých produktech či jaké problémy vaši zákaznící nejvíce zažívají s vaším objednávkovým systémem.
Jednoduše budete mít vše pod kontrolou, čímž snížíte frekvenci provozních problémů a budete se moci zaměřit na rozvoj a strategické řízení firmy.
V praxi to znamená méně pozdních večerů strávených napravováním chyb a více času pro sebe či mnohem důležitější projekty. Hodnota těchto informací by se tím pádem dala vyčíslit minimálně v desítkách tisíc korun navíc k nákladům, kterých jste se pomocí softwaru zbavili. Nakonec tedy dosáhnete následujícího:
- Zjednodušení provozu a zvýšení efektivity
- Ušetření času a snížení nákladů
- Přechod z taktického a reaktivního řešení problémů ke strategickému a preventivnímu řízení firmy
- Transparentnost a kontrola nad fungováním firmy
Pomohl vám tento článek? Přečtěte si další.